图纸会审开完，大家在群里你一言我一语把问题定完了，然后各干各的。三个月后现场对不上，回头翻群——消息刷过去几千条，图片过期打不开，当时到底定的哪一版、谁拍的板，一句都找不到。这种情况下，等于会审从来没开过。
聊天记录为什么不算记录
不是因为不正式，是因为它不具备记录该有的几个属性。第一，讨论和结论混在一起，事后分不清哪句是定论、哪句只是有人随口一说。第二，没有版本，同一个问题反复被提起，最后一次说的未必是最终意见。第三，检索不了，几千条消息里找一句话比重新讨论还慢。第四，载体不可靠——群解散、成员退出、换手机、图片过期，任何一样都能让记录消失。第五，没有签字确认，出了争议无法作为责任依据。
话说回来，群不是不能用，它适合干的是通知和催办：图发出来了、样件寄走了、明天几点对一下。这类事时效性强、过期作废，正好是聊天工具的长处。要留下来的结论走纪要，会过期的通知走群，两条道各走各的，比事后争论「群里到底说过没有」有用得多。
一份会审纪要至少要有这些
会议时间和参加人及所属单位；对应的图号和版次，这一条最关键，纪要脱离图号就没有指向；逐条列出问题、处理意见、责任人、完成时限；需要重新出图的清单；本次未解决的遗留问题以及计划何时解决；各方确认方式。参加人在邮件里回一句「确认无异议」，也算书面确认，比签字扫描件省事，效力上够用。
会后这几件事要做完
- 当天整理成文。隔一天记忆就开始变形，隔三天就得重新问。
- 发给全部参会方，明确要求书面回复。不回复的默认同意这种做法，风险自己承担。
- 需要改图的按变更流程走，出新版图，并在纪要里注明对应关系。
- 纪要和图纸存进同一个项目文件夹，按图号命名，别单独放在某个人的电脑里。
- 生产单上引用纪要编号，车间照单做活，出了偏差能追溯到哪一条。
没正式开会审会的项目，更需要这一份
大项目有会审流程，反倒不容易漏。麻烦的是那些几十万的小活：没有会审会，图发过来、电话里说两句、群里发段语音就算定了。这类项目出问题的比例反而更高，因为从头到尾没有一份东西写着「我们定的是这个」。
应付这种情况不必搞正式流程，一封邮件、一张确认单就够：把电话里说定的几条抄下来，注明对应图号、版次和日期，发给对方并要求回一句确认。花十分钟，抵得上后面十次解释。
到验收那天才知道它值钱
竣工资料里要有会审记录和变更记录。没有这两样，验收时任何一处与原图不符的地方都要重新解释：是设计变更还是做错了，是谁同意的，有没有走过流程。有纪要，翻到那一页指给对方看就完了；没有纪要，扯皮的时间比补资料长得多。
供料这一头的资料也一样。金浩丰给客户的材质证明、出厂记录是按图号归档的，验收时要补能翻得出来；但会审纪要那部分只能靠你们自己留，我们手上不会有。
会审纪要我们这边也会留一份存档，跟生产单绑在一起。金浩丰接单后按客户最终确认的图号和纪要条款下料，中途有变更就重新出确认单，不靠聊天记录记事。你那边定下来的结论，麻烦落成文字发给我们一份——群里说过的话，三个月后谁都记不清。186 1558 6932。
